In 10 Schritten: Wunschbaumaktion planen für das eigene Unternehmen

Bevor du mit der Planung der Wunschbaumaktion beginnst, ist es wichtig, dir Gedanken darüber zu machen, welche Botschaft dein Unternehmen allgemein und konkret mit dieser Aktion vermitteln möchte. Möchtest du vor allem lokale Projekte unterstützen, Familien in Not helfen oder vielleicht bedürftigen Kindern eine Freude bereiten? Indem du klar definierst, wofür dein Unternehmen stehen soll, schaffst du eine solide Grundlage für die gesamte Wunschbaumaktion.

Diese Überlegungen helfen dir nicht nur bei der Auswahl der passenden Partnerorganisation, sondern auch dabei, die gesamte Aktion authentisch und glaubwürdig zu gestalten. Eine erfolgreiche Kooperation erfordert, dass die Partnerorganisation ähnliche Werte und Ziele teilt wie dein Unternehmen. Nur so kann eine Zusammenarbeit entstehen, die sowohl den Menschen, denen ihr helfen möchtet, zugutekommt als auch das Engagement deiner Mitarbeitenden stärkt.

Wenn die Werte deines Unternehmens und deiner ausgewählten Partnerorganisation zueinander passen, fühlen sich alle Beteiligten stärker mit der Wunschbaumaktion verbunden und sind motiviert, diese mit vollem Einsatz zu unterstützen.

Hast du dir überlegt, welche Zielgruppen dir besonders am Herzen liegen und welchen sozialen Beitrag dein Unternehmen leisten möchte und kann, ist es an der Zeit, nach einer geeigneten Partnerorganisation zu suchen. Hast du bereits in der Vergangenheit mit einer gemeinnützigen Einrichtung zusammengearbeitet, lohnt es sich, deinen Ansprechpartner einfach mal zu kontaktieren. Ansonsten kannst du dich selbstverständlich auch bei deiner Belegschaft umhören oder das Internet zur Unterstützung heranziehen.

Neben lokalen Einrichtungen, die sich um Bedürftige in deiner direkten Nachbarschaft kümmern, gibt es auch überregional oder sogar international tätige Organisationen, die sich spezifischen Themen widmen, wie etwa der Flüchtlingshilfe. Überlege dir, welche Themen dir und deinem Unternehmen besonders wichtig sind, und wähle eine Organisation, die diese Werte teilt.

Insbesondere bei einer dir noch unbekannten Organisation ist es wichtig, die Vertrauenswürdigkeit und Transparenz zu prüfen. Dafür kannst du dich beispielsweise über ihre bisherigen Projekte informieren. Ein persönliches Gespräch mit den Verantwortlichen kann dir selbstverständlich auch dabei helfen, ein Gefühl dafür zu bekommen, ob eine Zusammenarbeit für euch infrage kommt.

Um Verzögerungen zu verhindern, kommt es bei deiner Wunschbaumaktion auf eine strukturierte Planung und einen exakt definierten Zeitraum an. Lege daher Fristen für die Zusammenstellung der Wünsche, das Aufstellen des Wunschbaums, das Sammeln und die Verteilung der Geschenke fest.

Ein klar definierter Zeitraum erleichtert auch die Koordination mit Partnerorganisationen, die oft eng getaktete Zeitpläne haben. Wenn du im Vorfeld genaue Daten vorgibst, kannst du sicherstellen, dass deine Partner genügend Zeit haben, um ihre knappen Ressourcen entsprechend einzuplanen.

Zudem macht ein festgelegter Zeitraum es einfacher, Mitarbeitende zur aktiven Teilnahme zu motivieren. Dies erhöht die Bereitschaft zum Engagement und trägt dazu bei, dass kein Wunsch unerfüllt bleibt.

Nachdem du eine passende Partnerorganisation gefunden und den Zeitraum festgelegt hast, geht es darum, die Wünsche der Menschen zu sammeln, die ihr im Rahmen eurer Aktion unterstützen möchtet. Dabei kann es hilfreich sein, vorher einen groben Budgetrahmen pro Wunsch festzulegen, um sicherzustellen, dass die Aktion finanziell machbar bleibt.

Stelle sicher, dass die Partnerorganisation genügend Zeit erhält, um die Menschen, die beschenkt werden sollen, zu informieren und ihre Wünsche zu sammeln. Setze zudem einen festen Termin für die Übermittlung dieser Wünsche fest. So kannst du weitere Maßnahmen, wie den Aufbau des Wunschbaums, in Ruhe organisieren und gibst deiner Belegschaft ausreichend Zeit, um sich für einen Wunsch zu entscheiden, das Geschenk zu besorgen und es liebevoll zu verpacken.

Um die gesammelten Wünsche später aufhängen zu können, benötigst du einen Wunschbaum. Bestenfalls solltest du ihn an einem zentralen Ort, beispielsweise dem Foyer deines Unternehmens, platzieren. Dadurch erfüllt der Baum nicht nur einen dekorativen Zweck, sondern zieht auch die Aufmerksamkeit von Mitarbeitenden, Kunden und Geschäftspartnern auf sich.

Wenn du eine moderne Variante bevorzugst, kannst du auch einen digitalen Wunschbaum in Betracht ziehen. Dieser kann individuell online konfiguriert werden und die Wünsche erscheinen virtuell. Das ist besonders praktisch, wenn Mitarbeitende aus dem Homeoffice oder aus verschiedenen Niederlassungen oder Zweigstellen in das Projekt eingebunden werden sollen.

Jetzt kommt der kreative Teil deiner Wunschbaumaktion: das Gestalten und Aufhängen der Wunschzettel. Bitte dafür die Belegschaft um Unterstützung. Vielleicht gibt es einige Mitarbeitende, die sich auf eine solch kreative Aufgabe freuen und sich gerne ein paar Stunden für dieses Projekt freistellen lassen würden.

Jeder einzelne Wunsch sollte auf einem individuellen Zettel notiert werden. Was die Gestaltung angeht, sind deinen Mitarbeitenden dabei keinerlei Grenzen gesetzt und sie können ihrer Kreativität freien Lauf lassen. Besonders in der Weihnachtszeit sind Zettel in festlichen Formen, wie Sterne, Weihnachtskugeln oder kleine Geschenke, sehr beliebt. Diese können bunt bemalt, mit Glitzer verschönert und nach Herzenslust dekoriert werden. Stell dir vor, wie schön ein Wunschbaum aussieht, der mit glänzenden goldenen Sternen und funkelnden Kugeln geschmückt ist.

Bei einem digitalen Wunschbaum erfolgt die Umsetzung etwas einfacher: Hier übernimmt ein Mitarbeiter das Einpflegen der Wünsche in das Programm und sorgt dafür, dass sie online für die gesamte Belegschaft sichtbar sind.

Jetzt, da der Wunschbaum steht und geschmückt ist (oder online bestaunt werden kann), ist es an der Zeit, deine Belegschaft über die Aktion zu informieren und ihnen den Ablauf zu erklären. Um sicherzustellen, dass jeder die Details der Aktion kennt und weiß, wie er sich beteiligen kann, wäre es empfehlenswert, eine Rundmail mit den folgenden Informationen zu versenden:

• Partnerorganisation: Gib den Mitarbeitenden einen Überblick darüber, welche Organisation unterstützt wird und wer von deren Hilfe profitiert.
• Standort: Informiere die Belegschaft darüber, wo im Unternehmen der Wunschbaum aufgestellt ist, damit alle wissen, wo sie ihn finden können.
• Wunschauswahl: Erkläre deinen Mitarbeitenden, dass sie den ausgewählten Wunsch entfernen müssen, damit andere sehen, welche Wünsche noch offen sind.
• Geschenkbesorgung: Weise darauf hin, dass die ausgewählten Geschenke verpackt an der zentralen Sammelstelle im Unternehmen abgegeben werden müssen.
• Frist: Nenne den finalen Abgabetermin für die Geschenke, damit alle Beteiligten die Frist einhalten können.

Wenn die Geschenke besorgt und verpackt sind, geht es ans Einsammeln und Organisieren der Spenden. Dafür solltest du einen klaren Plan haben:

• Sammelstelle einrichten: Bestimme schon vor Beginn der Wunschbaumaktion einen geeigneten Ort im Unternehmen als Sammelstelle. Dies könnte ein leerstehender Raum oder ein großer Büroraum sein, der ausreichend Platz für die Aufbewahrung aller Geschenke bietet.
• Personal für die Sammelstelle: Es ist ratsam, ein oder zwei Mitarbeitende zu benennen, die für die Betreuung der Sammelstelle verantwortlich sind. Diese sorgen dafür, dass die Geschenke ordnungsgemäß entgegengenommen und dokumentiert werden.
• Geschenkverteilung überwachen: Die Mitarbeitenden an der Sammelstelle sollten Zugriff auf die ursprüngliche Liste der Wünsche haben. Bei der Abgabe eines Geschenks haken sie den entsprechenden Wunsch auf der Liste ab. Sollte es gegen Aktionsende noch unerfüllte Wünsche geben, können die Betreuer der Sammelstellen den Organisator informieren. Dieser kann dann gegebenenfalls bei der Geschäftsführung um zusätzliche Mittel bitten, um sicherzustellen, dass kein Bedürftiger leer ausgeht und alle Wünsche erfüllt werden. Alternativ kann auch innerhalb der Belegschaft nochmal für die Teilnahme an dem wohltätigen Projekt geworben werden.
• Zeitliche Planung: Um die Beauftragten der Sammelstelle während ihrer regulären Arbeitszeit nicht zu stören, ist es sinnvoll, feste Tage oder Zeiträume festzulegen, an denen die Mitarbeitenden ihre Geschenke dort abgeben können.

Der vorletzte Schritt deiner Wunschbaumaktion ist die Übergabe der gesammelten Geschenke an die Partnerorganisation. Vereinbare dafür im Vorfeld einen Übergabetermin.

Manchmal kann die Partnerorganisation die Geschenke abholen, in anderen Fällen muss dein Unternehmen sie selbst transportieren. Wenn dein Unternehmen sich selbst um den Transport kümmert, ist es besonders wichtig, dass alle Geschenke sicher verpackt und im Laderaum gut gepolstert sind, um Beschädigungen zu vermeiden. Stelle auch sicher, dass am Übergabetag genug Personal und geeignete Transportmittel bereitstehen. Frage daher bestenfalls schon ein paar Tage vorher nach, welche Mitarbeitenden an dem jeweiligen Tag die Möglichkeit haben, diese Aufgabe zu übernehmen.

Nachdem deine Wunschbaumaktion erfolgreich abgeschlossen ist, solltest du den letzten Schritt nicht vergessen: dich bei allen Beteiligten bedanken. Ein Dankeschön ist nicht nur eine höfliche Geste, sondern auch eine Möglichkeit, Wertschätzung und Anerkennung für die Unterstützung zu zeigen.

Beginne damit, dich bei deiner Partnerorganisation, die bei deiner Aktion eine entscheidende Rolle gespielt hat, zu bedanken. Es ist auch eine gute Gelegenheit, Feedback einzuholen. Frage nach, wie die Aktion aus ihrer Sicht gelaufen ist und ob es Verbesserungsvorschläge gibt. Diese Rückmeldungen können dir dabei helfen, zukünftige Projekte noch erfolgreicher zu gestalten. Wenn du planst, mit derselben Organisation erneut zusammenzuarbeiten, zeigt dein Interesse an ihrem Feedback zudem, dass du ihre Meinung wertschätzt und daran interessiert bist, die Partnerschaft weiter zu verbessern.

Vergiss nicht, auch deinen Mitarbeitenden eine Dankesnachricht zukommen zu lassen. Bedanke dich bei ihnen für ihre Teilnahme, Unterstützung und das Engagement, das sie der Wunschbaumaktion entgegengebracht haben. Ein persönliches Dankeschön gibt den Mitarbeitenden das Gefühl, Teil einer wichtigen und erfolgreichen Aktion gewesen zu sein. Dies stärkt die Teamdynamik und motiviert sie, sich auch bei zukünftigen Projekten mit genauso viel Engagement einzubringen.

Eine erfolgreiche Wunschbaumaktion beginnt mit einer gründlichen Planung. Jeder Schritt, von der Festlegung der Ziele über die Auswahl der Partnerorganisation bis hin zur Organisation der Geschenke, sollte sorgfältig durchdacht und koordiniert werden. Eine präzise Planung sorgt dafür, dass alle Beteiligten wissen, was zu tun ist. Wenn du alle Schritte systematisch durchgehst, stellst du sicher, dass der gesamte Prozess reibungslos verläuft und die Aktion ein voller Erfolg wird. Die richtige Vorbereitung macht den Unterschied und stellt sicher, dass der Zweck der Aktion – anderen Menschen eine Freude zu bereiten – an erster Stelle steht. Insbesondere für Unternehmen mit mehreren Standorten oder Mitarbeitenden, die ausschließlich im Homeoffice tätig sind, bietet der digitale Wunschbaum eine ausgezeichnete Alternative zum herkömmlichen Wunschbaum.